La demande arrive structurée
Le client remplit le wizard public, choisit espace, menus, boissons et extras. Vous recevez un dossier complet.
Gestion des privatisations
Votre restaurant privatise. Kwoot structure le parcours de A à Z.
Du formulaire de demande à la signature du contrat, en passant par la gestion des min spend et le suivi des paiements — Kwoot est le système de gestion des privatisations pensé pour les équipes de restauration.
Le défi de la privatisation
Privatiser n’est pas juste “fermer le restaurant”. C’est un vrai parcours commercial.
Une privatisation, c'est souvent le dossier le plus rentable d'une soirée. C'est aussi l'un des plus chronophages à gérer sans outil : négociation floue, min spend contesté, acompte oublié, client qui disparaît.
La plupart des restaurants gèrent encore ces demandes par email, Excel et PDF. Le résultat : des dossiers perdus, des règles mal appliquées et des signatures qui traînent.
Kwoot structure chaque étape pour que chaque privatisation soit traitée avec la même rigueur commerciale.
Le min spend
Votre min spend n’est plus négociable. Il est dans le système.
Le min spend est la règle la plus souvent contestée dans une privatisation. Quand c'est l'équipe qui doit l'annoncer, cela crée de la friction. Quand c'est le système qui l'affiche dès la sélection de l'espace, c'est une information, pas une négociation.
Dans Kwoot, chaque espace a son min spend configuré. Si le total sélectionné par le client est en dessous du seuil, le wizard l'indique en temps réel.
CapacitéMin spendCombosRègles par espace
Privatisation partielle ou complète
Un espace, tout le lieu, ou les deux. Kwoot gère chaque configuration.
Kwoot sépare les flux standards des demandes full-private pour que chaque événement reçoive le bon niveau de traitement.
Privatisation partielle Un groupe privatise un espace spécifique
La gestion des capacités et des espaces évite les conflits avec l'activité normale du restaurant.
Voir la gestion des espaces → Privatisation complète Le client veut l'établissement entierCes demandes ont leur propre circuit : formulaire dédié, boîte de réception séparée et traitement sur mesure.
Voir le circuit full-private → Le parcours Kwoot pour une privatisation
Un parcours en 6 étapes. Aucune ne dépend de votre mémoire.
Votre équipe valide le devis
Depuis l’admin, vous vérifiez les détails, ajustez si nécessaire, puis approuvez le devis.
Le client signe depuis son téléphone
Le lien de signature est accessible sans inscription. La signature est horodatée et archivée.
La facture d'acompte part automatiquement
Dès la signature, la facture est générée avec vos coordonnées bancaires et visible dans le portail client.
Vous tracez le paiement en un clic
Quand le virement arrive, vous l'enregistrez dans Kwoot. Le statut se met à jour immédiatement.
L'événement est dans votre calendrier
La privatisation apparaît dans votre planning avec alertes de conflit et gestion des espaces.
FAQ
Questions fréquentes sur gestion des privatisations
Peut-on gérer plusieurs espaces privatisables en même temps ?
Oui. Kwoot gère autant d’espaces que votre établissement en possède, avec leurs propres règles de capacité et min spend.
Les demandes de privatisation complète sont-elles traitées différemment ?
Oui. Les demandes full-private ont leur propre circuit dans Kwoot, séparé des devis standards.
Le client peut-il modifier sa demande après soumission ?
Oui. Le client soumet ses modifications via son portail client. Votre équipe les valide avant que le devis soit mis à jour.
Kwoot fonctionne-t-il pour les hôtels-restaurants et les salles de réception ?
Oui. Kwoot est adapté aux restaurants, hôtels-restaurants, rooftops, bars et salles de réception proposant des espaces privatisables.
Vos privatisations méritent un parcours aussi soigné que le service que vous délivrez.
Arrêtez de gérer vos privatisations à la main. Kwoot structure chaque étape pour que votre équipe soit sereine et votre client impressionné.