Guides, réponses et support pour bien utiliser Kwoot.

Commencez par les informations visibles sur les documents, le portail client et les emails : nom public, pays, adresse, téléphone, email et site web.

Les numéros légaux évitent les documents incomplets. Ils sont surtout utiles pour les devis, factures, CGV et échanges formels avec les entreprises.

Ces deux réglages structurent tout le parcours : la devise affichée partout et le nombre d’invités à partir duquel le formulaire bascule vers une privatisation totale.

Le logo et la couleur principale donnent une continuité entre votre site, le formulaire, le devis, le portail client et les emails.

Le texte de bas de page, les conditions et leur visibilité évitent les messages génériques. Ils peuvent être affichés sur les devis, factures et emails selon vos besoins.

Les coordonnées bancaires servent aux acomptes, soldes et factures. Elles doivent être simples à lire pour éviter les paiements mal référencés.

Ce bloc définit ce que le client doit payer pour confirmer, quand le solde est dû et jusqu’à quand il peut demander une annulation.

Les taux de taxes changent le calcul des menus, boissons et extras. Ils doivent être validés avec votre comptable avant le lancement.

La proposition commerciale rend le devis plus clair pour les événements importants. Elle doit reprendre votre style, vos arguments et vos conditions.

La pop-up sert à rassurer le client avant qu’il commence : délai de réponse, informations demandées, contact utile ou précision sur la privatisation.

Vous pouvez garder seulement les étapes utiles à votre vente : participants, événement, repas, boissons, espaces, extras et confirmation.

Les mots du formulaire doivent parler comme votre équipe. Vous pouvez adapter les libellés, exemples et aides pour éviter les questions ensuite.

Quand le client dépasse votre seuil, Kwoot peut demander directement les informations essentielles pour une privatisation complète, sans parcours trop long.

Anniversaire, séminaire, cocktail, mariage civil, dîner d’entreprise : ces libellés aident le client à se reconnaître et l’équipe à filtrer les demandes.

Le formulaire peut être envoyé par lien direct ou intégré sur votre site. C’est ce qui permet de remplacer un simple bouton “contactez-nous”.

L’onglet email permet de comprendre ce que reçoit le client à chaque étape : devis prêt, acompte, solde, confirmation ou notification interne.

Les menus doivent être assez précis pour vendre, mais pas trop longs. Kwoot peut afficher des formules assises, cocktails, tapas ou demandes spécifiques.

Pour les restaurants qui composent des menus sur mesure, vous pouvez préparer des items, des périodes de validité et des règles de sélection.

Les boissons peuvent être vendues par personne, au forfait ou avec une demande spécifique. L’objectif est que le client comprenne vite ce qui est inclus.

Les extras évitent les devis oubliés : technique, vestiaire, décoration, DJ, privatisation de terrasse, personnel supplémentaire ou frais fixes.

Chaque zone doit correspondre à un vrai espace vendable : salle entière, salon privé, terrasse, bar, étage ou combinaison de salles.

Le min spend doit être configuré au bon endroit pour éviter les négociations floues. Kwoot peut l’afficher et le prendre en compte dans les dossiers.

Les combos permettent de vendre plusieurs espaces ensemble : salle + terrasse, salon + bar, étage complet ou privatisation partielle plus large.

Pour une terrasse ou un rooftop, l’alerte météo permet d’anticiper une solution de repli, une autre date ou une option chapiteau.

Les disponibilités aident le client à choisir une date réaliste et évitent à l’équipe de traiter des demandes impossibles.

Les fermetures évitent les demandes sur des dates bloquées : congés, travaux, événement interne, privatisation déjà signée ou fermeture saisonnière.

La tarification dynamique permet d’augmenter le prix sur les moments les plus demandés : vendredi soir, samedi, décembre, brunch, haute saison.

Une règle saisonnière couvre une période entière : fêtes de fin d’année, salons, haute saison touristique ou mois de forte demande.

Après personnalisation, les devis doivent rester simples à suivre : brouillon, envoyé, signé, acompte attendu, payé ou archivé.

Le portail client est la page que le client consulte pour suivre son dossier, signer, retrouver les documents et vérifier les paiements.

Même si ce n’est pas un réglage de design, c’est une personnalisation métier importante : vos clients, entreprises et historiques doivent rester propres.

Le tableau de bord et les chiffres clés ne se règlent pas comme un logo, mais ils doivent devenir votre routine : quoi relancer, quoi signer, quoi encaisser.